AA_stapel.tif

© Utemov,Fotolia

Druckreif texten

Komplexe Dokumente entwerfen mit Writer

Eine verlässliche Textverarbeitung gehört zu den Standards auf jedem PC. Writer bietet ein komfortables Umfeld, um wissenschaftliche Arbeiten, Drehbücher oder Briefe zu verfassen.

Eine gute Textverarbeitung gehört heute zu den so essentiellen Anforderungen an einen Desktop-Rechner, dass Benutzer mitunter das Arbeiten am Computer mit dem Schreiben von Dokumenten gleichsetzen. Trotz Konkurrenten wie AbiWord und KWord gilt Open Office Writer als Speerspitze unter den Textverarbeitungen, die Linux anbietet. Die unter Ubuntu 9.04 standardmäßig installierte Software eignet sich für praktisch jeden Zweck: Von einfachen Briefen über Rechnungen bis hin zu Büchern und Serienbriefen verfassen Sie mit Writer Textdokumente aller Art.

Benutzer, die bereits andere Textverarbeitung kennen, finden sich in Writer schnell zurecht. Die Beschreibungen für die Benutzeroberfläche pendeln allerdings zwischen "erprobt" und "veraltet"; sie stellt jedoch alle grundlegenden Funktionen direkt über die Werkzeugleisten und Menüs bereit. Die Formatierungs-Symbolleiste erlaubt etwa den schnellen Zugriff auf Optionen, die Schriftart, -größe und -ausrichtung ändern – auch Listen und Aufzählungen lassen sich darüber per Mausklick modifizieren. Das Programm legt die Einstiegshürde niedrig, so dass Anfänger mit Writer direkt loslegen können.

Zu den Highlights der Software gehört unter anderem der PDF-Export. Er ermöglicht es dem Benutzer, mit wenigen Mausklicks aus einem beliebigen Dokument eine PDF-Version zu erzeugen. Wählen Sie dazu Datei | Exportieren als PDF. In dem sich öffnenden Dialogfenster PDF Optionen definieren Sie die Exporteinstellungen im Detail (Abbildung 1). Des Weiteren exportiert Writer über Datei | Exportieren bei Bedarf für MediaWiki formatierte Textdateien im Format MediaWiki (.txt) – ein Segen für Wiki-Benutzer.

Abbildung 1

Abbildung 1: Writer erzeugt aus beliebigen Texten PDF-Dokumente mitsamt einiger Metainformationen.

Neben dem PDF-Format unterstützt OpenOffice auch das Rich Text Format (RTF) und Microsoft-Word-Dokumente bis zur Version 2007. Letzteres erweist sich natürlich besonders beim Austausch von Dokumenten mit Microsoft-Office-Benutzern als hilfreich. Beim Konvertieren sollten Sie im Hinterkopf behalten, dass Writer zwar gewöhnlich durchaus beachtliche Ergebnisse erzielt, bei komplexen Dokumenten mit aufwändigen Layout-Formatierungen aber mitunter ins Stolpern gerät.

Zu einer modernen Textverarbeitung gehören zum Beispiel die Unterstützung einer Versionsverwaltung, eine Rechtschreibprüfung während der Eingabe, Kopf- und Fußzeilen sowie Tabellen, die auch in Writer nicht fehlen. Das Verfassen von Serienbriefen vereinfacht ein entsprechender Assistent. Mit Hilfe von Rahmen erstellen Sie aufwändige Layouts – sogar Film- und Tondateien bindet Writer in Dokumente ein.

Diese Werkzeuge gelten im Allgemeinen als unverzichtbar, doch zwei weitere Features lassen Writer aus der Masse der Textverarbeitungen hervorstechen: Formatvorlagen und Globaldokumente. Darüber hinaus versehen Sie mit Hilfe von Erweiterungen alle Open-Office-Anwendungen mit weiteren Funktionen.

Arbeiten mit Format

Formatvorlagen ermöglichen es, Absätzen und Zeichen bestimmte Eigenschaften zuzuweisen. So erstellen Sie über [F11], einen Rechtsklick auf eine vorhandene Formatvorlage und die Auswahl von Neu eine neue Formatvorlage (Abbildung 2). Der geben Sie den Namen Meine_Überschrift_fett, welche die Schriftart Bitstream Vera in der 9-Punkt-Ausführung und mit fettem Schriftstil verwendet. Von nun an genügt es, jeder Überschrift die Vorlage Meine_Überschrift_fett zuzuweisen.

Abbildung 2

Abbildung 2: Formatvorlagen erleichtern die Arbeit.

Allerdings stellt sich hier die Frage nach dem Sinn: Über den Button Fett aus der Werkzeugleiste gelangen Sie wesentlich schneller ans Ziel. Der Vorteil von Formatvorlagen zeigt sich, wenn Sie an einem großen Dokument arbeiten, das viele formatierte Wörter und Zeichen enthält. Um alle Überschriften zusätzlich zu kursivieren, ändern Sie per Rechtsklick nur die Formatvorlage ein wenig. Im Eigenschaftsdialog wählen Sie dann den Reiter Schrift, markieren Fett Kursiv als Schriftschnitt und erledigen die Angelegenheit dokumentweit mit einem Klick auf OK.

Neben den stilistischen Optionen bieten Formatvorlagen im Register Verwalten weitere Möglichkeiten. Dort legen Sie erstens fest, wie Writer den auf die aktuelle Vorlage folgenden Absatz formatiert (Folgevorlage) und von welcher Vorlage sie zweitens neue Eigenschaften übernimmt (Verknüpft mit).

Im ersten Fall erstellen Sie beispielsweise eine Formatvorlage für den Titel eines Dokuments und setzen die Option Folgevorlage auf Textkörper. Writer stellt dann automatisch die Formatvorlage auf Textkörper um, sobald Sie das nächste Mal eine Überschrift eingeben und dann [Eingabe] drücken.

Im zweiten Fall verketten Sie über die Verknüpft-mit-Option mehrere Vorlagen miteinander, etwa Überschrift 1 und Überschrift 2, wobei letztere die Eigenschaften der ersteren erbt. Ändern Sie nun die Schrift der Vorlage Überschrift 1, übernimmt Writer dies automatisch für Überschrift 2 und gegebenenfalls weitere verknüpfte Formatvorlagen und erspart dem Benutzer damit unter Umständen umfangreiche manuelle Änderungen.

Bei der Konfiguration der Formatvorlagen hilft ein eigener Dialog, den Sie mit [F11] oder über Format | Formatvorlagen aktivieren. Die zahlreichen Möglichkeiten der Formatvorlagen wirken anfangs einschüchternd, sparen aber nach einer Einarbeitungsphase spürbar Arbeitszeit.

Globalisierung

Als ebenso hilfreich wie Formatvorlagen erweisen sich Globaldokumente. Bei der Arbeit an einem sehr langen Dokument, wie einem Buch oder einer Forschungsarbeit, speichern Sie die einzelnen Kapitel als separate .odt-Dateien und fügen sie in einem Globaldokument zusammen. Der Zweck: Die einzelnen Teile lassen sich zügiger bearbeiten.

Abbildung 3

Abbildung 3: Globaldokumente eignen sich insbesondere, um größere Dokumente in handliche Einzelteile zu zerlegen.

Das Konzept ist nicht neu und bereits seit geraumer Zeit in Microsoft Word umgesetzt. Dort war es jedoch stets so fehlerbehaftet, dass selbst Microsoft von der Benutzung abriet. Bei Writer funktioniert die Arbeit mit Globaldokumenten hingegen tadellos, so dass Sie diese Funktion beim Schreiben eines Buchs oder eines vergleichbar aufwändigen Textes nutzen sollten.

Zum Erstellen eines Globaldokuments gehört nicht viel: Wählen Sie Datei | Neu | Globaldokument, öffnet Writer eine leere Datei. Über das Navigator-Fenster ([F5] oder Bearbeiten | Navigator) fügen Sie Subdokumente hinzu und verwalten diese.

Einem Freund empfehlen