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Zahlenspiele

Rechnen mit Open Office Calc

Wir zeigen Ihnen, wie Sie die den gigantischen Funktionsumfang der Tabellenkalkulation Calc von OpenOffice.org produktiv nutzen.

Wenn es ums Zahlenjonglieren und Diagramme geht, ist die Tabellenkalkulation Calc aus der Open-Office-Suite, die nun in Version 3.0.1 vorliegt, Ihr bester Freund. Sie bietet einen Großteil der Features, die man von einer ausgewachsenen Tabellenkalkulation erwartet (Abbildung 1). Um Open Office mit deutschen Menüs und Spracheinstellungen zu nutzen, installieren Sie zuvor aber via Synaptic das Paket openoffice.org-l10n-de.

Als hilfreich erweisen sich zum Beispiel die Formatierungs-Funktionen. Wie das Schreibprogramm Open Office Writer unterstützt Calc Formatvorlagen, um Tabellen auf die Schnelle zu formatieren. Mit dem Bereichs-Feature (Daten | Bereich festlegen) fassen Sie ausgewählte Zellen in eine Gruppe mit eigenem Namen zusammen.

Abbildung 1

Abbildung 1: Eine normale Tabelle in Open Office Calc, die verschiedene Einzelposten summiert und die Gesamtsumme errechnet.

So können Sie etwa eine Spalte mit Verkaufszahlen in einen Bereich namens Verkäufe quetschen, eine Spalte mit Kosten wiederum in einen Kosten-Bereich. Diese Container referenzieren Sie dann in Formeln direkt mit ihrem Namen (beispielsweise Verkäufe -- Kosten). Calc beherrscht auch die fallspezifische Formatierung, die einer Zelle eine bestimmte Formatvorlage zuweist, wenn sie eine bestimmte Bedingung erfüllt.

Die Tabellenkalkulation bietet eine große Sammlung an Funktionen, vom simplen LÄNGE-Befehl, der die Länge einer Zeichenkette ermittelt, bis hin zum fast schon esoterisch anmutenden ZW2, das den aufgezinsten Wert von Anfangskapital für eine Reihe periodisch unterschiedlicher Zinssätze liefert. Mit diesen Funktionen zu arbeiten, erweist sich mitunter als mühsam. Deshalb bringt Calc den Funktionsassistenten mit, der dabei hilft, simple und komplexe Funktionen möglichst bequem zu entwerfen.

Externe Quellen

Calc kann Daten auch aus externen Quellen holen (Einfügen | Verknüpfung zu externen Daten). Mit diesem Feature erzeugen Sie etwa eine Kalkulationstabelle, welche die Aktienkurse einer Webseite ausliest, um basierend auf diesen Diagramme zu zeichnen. Calcs neu gestaltetes Diagramm-Modul macht nicht nur das Erstellen von Diagrammen deutlich intuitiver, sondern bietet auch neue Diagrammtypen wie Ringe und Explodierte Ringdiagramme an. Der Datenpilot von Calc (Daten | Datenpilot) ähnelt Excels Pivot-Tabellen: Er erlaubt es Ihnen, Daten kreuzweise zu tabellarisieren, zusammenzufassen und in aussagekräftige Informationen zu verwandeln.

Open-Office-Anwendungen tauschen Daten untereinander und mit anderen Anwendungen auf Ihrem Computer aus. Integrieren Sie etwa eine Calc-Tabelle in ein Writer-Dokument, ändert sich dieses automatisch, sobald Sie die Tabelle in Calc modifizieren. Aufbauend auf dieser Fähigkeit basteln Sie äußerst raffinierte Lösungen zusammen.

Wir zeigen Ihnen in einem Beispiel, wie Sie eine Fakturierung bauen, in der Sie mit einer Calc-Tabelle die Rechnungen und Kundendaten verwalten. Mit einem Writer-Dokument verwandeln Sie diese Daten dann in ordentlich gestaltete Rechnungen. Beim Erstellen dieser Lösung lernen Sie zugleich einige sehr nützliche Calc-Techniken, die Ihnen bei der täglichen Arbeit helfen.

Eine Datenquelle erstellen

Als erstes erstellen Sie eine Calc-Tabelle mit den Adressdaten Ihrer Kunden. Dazu legen Sie eine neue Tabelle an und fügen die Spalten Name, Firma, Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Stadt etc. hinzu. Benennen Sie die Tabelle von Tabelle 1 in Adressen um (via Doppelklick auf den Tabellenreiter), um sie später leichter zu finden und speichern Sie sie. @L Im nächsten Schritt verbinden Sie die Tabelle mit dem Datenbankprogramm Base aus dem Open-Office-Paket, um sie als Datenquelle zu verwenden. Hierzu müssen Sie mit über Synaptic erst das Base-Paket (openoffice.org-base) installieren, dann Suns Java-Laufzeitumgebung (sun-java6-bin), die der Assistent benötigt.

Dazu öffnen Sie Base, legen eine neue Datenbank an und speichern diese über Fertig stellen (Abbildung 2). Dann klicken Sie in der Bedienoberfläche von Base unter Datei | Assistenten auf Adress-Datenquelle. Im Assistenten wählen Sie eine andere externe Datenquelle, klicken auf Weiter und wechseln in die Einstellungen. Dort suchen Sie im Ausklappmenü Datenbanktyp ein Tabellendokument aus, gelangen über Weiter zum nächsten Fenster, wo Sie die erstellte Tabelle mit den Adressdaten auswählen.

Abbildung 2

Abbildung 2: Um Ihre Datenquelle zu nutzen, benötigen Sie auch eine Datenbank, die Sie über Open Office Base anlegen.

Über Fertig stellen beenden Sie den Schritt und betätigen dann den Button Feldzuordnung. Der öffnet das gleichnamige Fenster (Abbildung 3), über das Sie die Felder Ihrer Tabelle zuweisen. Nun klicken Sie auf OK> und geben der Datenquelle einen Namen (im Beispiel adressen_neu). Zu guter Letzt klicken Sie auf Fertig stellen, um die eben erstellte Datenquelle zu speichern und achten zugleich darauf, dass die Checkbox Adressbuch in allen Modulen zur Verfügung stellen aktiviert ist.

Abbildung 3

Abbildung 3: Über eine Feldzuordnung verknüpfen Sie die Felder in Ihrer Calc-Datenbank mit Feldern in Base.

Tipp

Sie verbinden den Assistenten auf Wunsch auch mit anderen Datenquellen, die Adressen enthalten. Dazu öffnen Sie die eben angelegte Datenbank, wählen im Assistenten wieder Adress-Datenquelle und dann andere externe Datenquelle. Nach einem Klick auf Weiter rufen Sie die Einstellungen auf und suchen aus dem Ausklappmenü als Datenbanktyp den Eintrag dBASE aus, um eine dBASE-Datenbank zu verwenden.

Als nächstes legen Sie in Writer ein neues Textdokument an. Um dieses mit der erstellten Adressbuch-Datenquelle zu verbinden, wählen Sie den Menüpunkt Ansicht | Datenquellen oder drücken [F4]: Sie landen im Datenquellen-Fenster. Hier klicken Sie im linken Bereich doppelt auf adressen_neu, danach auf Tabellen und dann auf Adressen, um sich die Adressdaten anzusehen. Der Inhalt des Adressbuches erscheint nun als Tabelle im rechten Bereich.

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